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La Gestion actuelle des documents

La gestion actuelle des documents se caractérise en 3 phases :

  1. La typologie des documents
  2. Les processus métier et la circulation des documents
  3. La volumétrie.

La typologie des documents

La gestion des documents au sein des entreprises est souvent entièrement manuelle. Les documents rencontrés sont à la fois des documents physiques et électroniques. Cependant, l’essentiel de la conduite de l’activité des entreprises est basée sur les documents sur support papier. Il existe aussi des documents électroniques. Ces documents sont en général des documents de reporting ou de synthèse (exemple : bordereaux, rapport de suivi, etc..). Ce sont en majorité des documents de communication interne, à l’exception de quelques uns.
Les principaux documents sont ceux relatifs à la gestion des prestations. Ces documents présentent en général deux types de formulaires pré-imprimés, documents électroniques imprimés, documents libres.


 

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Les processus métier et la circulation des documents

                        Ces processus commencent avec des documents papiers. Ces documents sont en général des formulaires manuscrits et divers autres pièces. Ces documents sont utilisés pendant tout le processus et se déplacent d'unité organisationnelle en unité organisationnelle. De nouveaux documents sont créés en cours de route.
Ces documents sont soit physiques, soit des documents physiques issus de logiciels informatiques. Certains sont au préalable pré-archivés pour garantir la facilité d'accès. Les documents finissent en général leur cycle de vie au service des archives à l'exception de quelques uns. C'est le cas de documents à caractères confidentiels qui sont archivés au Département juridique et Contentieux.