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La dématérialisation des documents

 

Dématérialiser signifie transférer sur support numérique des types d’informations qui existaient jusque-là sous forme analogique, c'est-à-dire sur des supports dits traditionnels, le plus souvent le papier, mais aussi le film ou le microfilm.

Elle permet ainsi d’avoir une amélioration du produit documentaire (dossiers mieux classés, mieux décrits, mieux indexés, facile à rechercher,) et le partage de l’information est en temps réel.

Principe de fonctionnement

Nous assurons toutes les opérations de dématérialisation du fonds documentaire existant des entreprises :

Tout en garantissant une haute qualité de service et une confidentialité des informations reçues.

 


 

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Préparation de documents

Nos agents veillent au respect du fonds documentaire en vue de le garder dans sa forme originelle. Par exemple, la disposition des pages des documents est respectée afin qu’ils soient bien ordonnancés dans la bibliothèque documentaire que nous allons constituer. Pour une bonne conservation physique des documents,  toutes les  opérations de dés-agrafage, agrafage, reliure, brochage, débrochage sont menées avec précaution pour empêcher l’usure des documents.

A2- Numérisation
Nos stations de numérisation utilisent  des scanners ultra-rapides,  capables de restituer toute pièce ou  document dans son format (A4, A3, autres) et ses caractéristiques chromatiques originels (Noir et Blanc, Couleurs, Qualité du papier, netteté du document, etc)
  En cas de délabrement très avance des documents, nos agents sont capables, à l’aide de logiciels spéciaux, de proposer une reconstitution virtuelle fidèle a la forme  originale

A3- Indexation
Après numérisation, toutes les pages du dossier seront nommées automatiquement par un hot folder selon le paramétrage indiqué pour les archives administratives et les archives comptables.

A4- Contrôle
Les stations de contrôle s’assurent que les documents numérisés sont bien rangés dans le système, que toutes les pages ont été bien numérisées  et indexées selon les mentions indiquées.
Le dossier physique est  reclassé dans les archives.

Processus de fonctionnement

Un dossier  pris dans une étagère sera vérifié  ensuite transmis à une des stations de numérisation.
Apres numérisation, toutes les pages du dossier seront nommées avec  préfixe et matricule automatiquement par un hot folder.
Les documents numériques nommés sont ensuite transférés dans la base de données.
Les stations de contrôle s’assurent que les documents numérisés sont bien rangés dans la base de données.
Le dossier physique est reclassé dans les archives.


 

 

Mais que signifie exactement la notion de « dématérialisation » ?